Wij schreven eerder al over het dreigende gevaar van digitaal geheugenverlies.
Hierin waarschuwden wij voor het blind en heilig vertrouwen in digitaal archiveren.
Begrijp ons niet verkeerd, wij zijn zeker géén tegenstander van slimme, altijd up-to-date blijvende digitale archiveringsmethoden, maar wij propageren wel de combinatie met een intelligent, effectief en duurzaam fysiek archief.
Sommige documenten moeten nou eenmaal in papiervorm bewaard blijven, daaraan ontkomt geen enkele onderneming aan, groot of klein. Alle reden om in deze blog wat dieper in te gaan op het fenomeen archiveren.
Immers, een goed archief is het halve werk en spaart veel nodeloos zoeken en dat is pure winst.
Wat is een archief?
Volgens de Dikke van Dale betekent het woord archief ‘bewaarplaats’ of ‘verzameling van geschriften, oorkonden enz. om bewaard te worden’.
Duidelijk, een archief is dus een plek om spullen te bewaren.
De meeste mensen associëren het woordje archief en de activiteit archiveren met het opbergen van documenten die je niet meer nodig hebt, maar die je wel wilt of moet bewaren (denk maar aan de fiscale bewaarplicht voor iedere onderneming).
Volgens de officiële betekenis van het woord is een archief tegelijkertijd de plaats waar je documenten bewaart, die je in de dagelijkse praktijk regelmatig nodig hebt; die dus op een intelligente manier binnen handbereik moeten worden opgeborgen. In feite je persoonlijke werkarchief.
Als je ons nu vraagt wat archiveren precies inhoudt, kunnen wij dat in 2 woorden kort en krachtig beantwoorden: rubriceren en indelen. En dat geldt voor ieder archief!
De centrale vraag als je aan de slag gaat met het slim inrichten van je archief luidt dan ook: hoe wil je dat welke informatie waar gevonden wordt?
Dwing jezelf daarom op voorhand altijd heel goed na te denken over de indeling van jouw archief.
Alles moet een vaste plek hebben en houden; als de indeling en rubricering duidelijk zijn, wordt alle informatie altijd consequent op de juiste plek opgeborgen en is dan ook zonder problemen op ieder gewenst moment eenvoudig terug te vinden. Zo zou het in ieder geval moeten zijn.
Een paar eenvoudige tips:
- Gebruik voor elk onderwerp één map.
- Sorteer je archiefmappen op alfabetische volgorde.
- Voorzie iedere archiefmap van een geprint label (het kan handig zijn om de labeltitels ook in een Excel- of Numbers-document te kopiëren; zo houd je eenvoudig digitaal overzicht van alle mappen in je archief).
- Zorg altijd voor voldoende lege archiefmappen op voorraad en binnen handbereik, anders loop je het risico dat documenten die eigenlijk in een nieuwe map thuishoren op een stapel belanden en niet in je archief.
- Werk je archief ieder jaar bij (opschonen!).
Meer praktische tips vind je in deze blog: De beste manier om documenten te ordenen.
Hulpmiddelen om te archiveren
- Archiveren is maatwerk en vorm volgt functie.
- Niemand bergt nou eenmaal alle documenten op dezelfde manier op.
- Soms moet er ingebonden worden, soms werkt losbladig beter.
- Sommige informatie archiveer je enkelvoudig, andere documenten wil je juist collectief opbergen.
- Daarom zijn er tal van effectieve en duurzame hulpmiddelen om jouw papieren archief vorm te geven en om de documenten op de door jou gewenste manier op te bergen.
ScanFile: slimme voorbereiding op de overgang van fysiek naar digitaal archief
Zoals gezegd, een slimme indeling is volgens ons cruciaal voor ieder archief.
Een interessant product, dat je dwingt om hier op voorhand heel goed over na te denken is de ScanFile van de Nederlandse archiefspecialist Jalema.
De ScanFile is een handige archiefmap (verkrijgbaar als hangmap of als binnenmap) met vijf of tien voorgebarcodeerde tabbladen.
Het mooie is, dat je bij aankoop van de mappen speciale software krijgt meegeleverd.
Deze software helpt je bij het maken en printen van een eigen tabbladindeling.
Iedere tabblad krijgt een unieke barcode, voorzien van de indeling zoals jij die zelf in de software hebt ingevuld.
Het slimme van dit systeem is dat het de perfecte voorbereiding is voor iedereen die in de toekomst wil overstappen op een digitaal archiveringssysteem.
In feite is de ScanFile dan ook een hybride oplossing die ervoor zorgt dat jouw organisatie zich nu al optimaal kan voorbereiden op deze toekomstige overgang van een fysiek naar een digitaal archief.
Dankzij de voorgebarcodeerde tabbladen, realiseer je op het moment van transitie een aanzienlijke kostenbesparing op het digitaliseringsproces. De grootste kostenpost is namelijk altijd het ordenen van alle te digitaliseren documenten. Met de ScanFile heb je die post al getackled. Maar boven alles is dit Jalema-product een uitstekende voorbereiding op het realiseren van een gestructureerd archief.
Trouwens, je kunt de ScanFile ook prima gebruiken als je al een gedigitaliseerd archief hebt, maar nog steeds te maken hebt met het toevoegen van papieren documenten.
Heb je HULP nodig bij het kiezen van een slim archiveringssysteem of de juiste hulpmiddelen?
Wij helpen je graag met al onze vakkennis over zowel fysieke als ook digitale manieren van archiveren en opbergen.
Bel of mail ons gerust voor vrijblijvend persoonlijk advies: +31(0)45 52 29 311, info@kantoorartikelen.nl
