De kunst van factureren aan Duitse partners: Een gids voor Nederlandse en Belgische Bedrijven

De kunst van factureren aan Duitse partners: Een gids voor Nederlandse en Belgische Bedrijven

Zakendoen met onze oosterburen! Het brengt kansen, groei en... specifieke facturatievereisten. Ondernemen in Duitsland kan een feest zijn, maar laten we die feeststemming niet laten verpesten door foutieve facturen. Hier is onze gids voor een naadloze facturatie aan Duitse bedrijven. We beginnen met culturele belangrijkheden. Achteraan vermelden we ook wettelijke vereisten.

Duidelijkheid en accuraatheid is belangrijk

De Duitse zakencultuur waardeert duidelijkheid en precisie. Zorg dus dat je factuur duidelijk en gedetailleerd is. Vermeld bijvoorbeeld een uniek factuurnummer, volledige contactgegevens van zowel verzender als ontvanger en een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten.

Intracommunautaire leveringen

Vergeet niet je btw-nummer te vermelden. Voor intracommunautaire leveringen tussen EU-landen gelden specifieke btw-regels. Zowel jouw btw-nummer als dat van je Duitse zakenpartner moeten duidelijk vermeld staan op de factuur en dan kan de factuur zonder BTW gestuurd worden.

Gebruik de term 'Steuernummer' (meestal bij ZZP-ers) of ‘USt-IdNr’ (bij bedrijven) naast de Nederlandse term BTW-nummer

Jouw Duitse klanten zullen dit waarderen, over het algemeen beheersen Duitsers de Nederlandse taal niet of niet zo goed. Dit is het belastingnummer dat in Duitsland wordt gebruikt. Vraag het nummer aan je zakenpartner en vermeld het op de factuur.

Betaaltermijn van te voren afspreken

Ben je gewend aan betalingstermijnen van 30 dagen? In Duitsland kan dit variëren. Communiceer duidelijk en check wat gangbaar is in jouw branche.

De kracht van een papieren factuur ouderwets per post sturen

Nu vraag je je af: "Waarom zou ik mijn factuur printen en per post versturen in dit digitale tijdperk?" Welnu, veel Duitse bedrijven waarderen de originaliteit en betrouwbaarheid van een papieren factuur. Het geeft ze een tastbaar bewijs van de transactie en minimaliseert de kans op digitale problemen of vermissingen. Én het maakt ze minder nerveus naar de Duitse fiscus toe. Waarom? Ik bedoel dit niet slecht, maar de Duitse fiscus is steng in de controle van Duitse regels omtrent facturering. Een hele belangrijke regel is de “originaliteitsvereiste”. Men vindt een zelf uitgeprinte factuur in Duitsland vaak niet origineel.

Kantoorartikelen.nl - Waar het oude het nieuwe ontmoet

Als je besluit om de 'ouderwetse' weg te gaan en je facturen te printen, weet dan dat wij van kantoorartikelen.nl je betrouwbare partner zijn voor printers en papier!

Nog even alle wettelijke vereisten voor facturering aan Duitse bedrijven op een rij:

Volledige namen en adressen

Zowel jouw bedrijfsnaam en adres als die van de ontvanger moeten volledig en correct zijn vermeld.

Factuurnummer

Elke factuur moet een uniek en opeenvolgend nummer hebben.

Factuurdatum

De datum waarop de factuur is uitgegeven.

Hoeveelheid en aard van de geleverde goederen/diensten

Een duidelijke beschrijving van wat er is verkocht óf verwijzen naar een eerder offertenummer met datum.

Datum van levering of dienst

Wanneer werden de goederen geleverd of de dienst uitgevoerd?

Eenheidsprijs zonder BTW

Vóór belasting en kortingen (tenzij die al in de prijs zijn inbegrepen).

Toepasbaar Btw-Tarief

Voor intracommunautaire transacties is dit dus niet van toepassing als aan alle regels is voldaan.

Steuernummer of USt-IdNr

Als je levert aan een Duits bedrijf, dan moet je ook hun USt-IdNr (btw-identificatienummer) of Steuernummer (fiscaal nummer) op de factuur vermelden.

Bewaringstermijn

Je bent wettelijk verplicht om facturen ten minste 10 jaar te bewaren.

Deze wettelijke vereisten zijn de basis en kunnen variëren afhankelijk van de aard van je bedrijf en de specifieke transactie, bijvoorbeeld levering aan een overheidsorgaan. Het is altijd raadzaam om een lokale accountant of juridisch adviseur te raadplegen als je zaken doet in Duitsland.

En, zoals eerder vermeld, overweeg om deze facturen te printen en fysiek te verzenden. Dit geeft niet alleen een gevoel van betrouwbaarheid, maar het zorgt ook voor een correcte naleving van de wettelijke eisen, aangezien elektronische facturatie in Duitsland ook aan specifieke voorwaarden moet voldoen, waarbij de zogenaamde originaliteitseis van belang is.